1) 합병계약서의 체결
합병을 위한 가장 처음 단계는 합병계약서를 이사의 승인을 얻은 후 당사 회사 간의 대표이사들이 합병계약을 체결하는 것입니다.
상법상 흡수합병의 경우 합병계약서에 다음 사항을 기재하여야 한다고 규정하고 있습니다. 상법 제523조(흡수합병의 합병계약서) 합병할 회사의 일방이 합병 후 존속하는 경우에는 합병계약서에 다음의 사항을 기재하여야 합니다.
가) 존속하는 회사가 합병으로 인하여 그 발행할 주식의 총수를 증가하는 때에는 그 증가할 주식의 총수, 종류가 수
나) 존속하는 회사의 증가할 자본과 준비금의 총액
다) 존속하는 회사가 합병당시에 발행하는 신주의 총수, 종류와 수 및 합병으로 인하여 소멸하는 회사의 주주에 대한 신주의 배정에 관한 사항
라) 존속하는 회사가 합병으로 인하여 소멸하는 회사의 주주에게 지급할 금액을 정한 때에는 그 규정
마) 각 회사에서 합병의 승인결의를 할 사원 또는 주주의 총회의 기일
바) 합병을 할 날
사) 존속하는 회사가 합병으로 인하여 정관을 변경하기로 정한 때에는 그 규정
아) 각 회사가 합병으로 인하여 이익의 배당 또는 제462조의 3 제1항의 규정에 의하여 금전으로 이익배당을 할 때에는 그 한도액
자) 합병으로 인하여 존속하는 회사에 취임할 이사와 감사 또는 감사위원회의 위원을 정한 때에는 그 성명 및 주민등록번호
2) 합병주주총회 소집 이사회 결의
일반적으로 합병주주총회 소집을 위한 이사회결의는 기간 단축을 위하여 합병이사회 결의와 동시에 이루어 집니다.
3) 주주명부폐쇄 및 기준일 공고
합병주주총회에서 의결권을 행사할 주주를 확정하기 위하여 주주명부를 폐쇄하거나 기준일을 정하고 주주명부 폐쇄일 또는 기준일의 2주전에 정관에서 정한 신문에 공고하여야 하고, 주주수가 많지 않거나 총 주주에 대한 통제가 가능한 경우 총 주주로부터 기간 단축동의서를 징구함으로써 공고절차를 생략하여 합병기간을 단축할 수 있습니다.
4) 주주명부확정 기준일
기준일자의 주주명부에 등재된 주주가 합병주주총회에서 합병승인에 대한 의결권을 행사 할 주주로 확정됩니다.
5) 합병주주총회 소집공고 및 통지발송
주주명부확정기간은 주주수가 적고 개별적으로 통제가 가능한 비공개법인의 경우에는 특별한 시간이 소요되지 않으나 공개법인 또는 주주수가 많아 명의개서대리제도를 도입하고 있는 비공개법인의 경우에는 약 10일 내지 15일이 소요됩니다. 주주명부가 확정되면 회사는 합병주주총회일 2주전까지 합병승인을 위한 주주총회 소집통지를 하여야 하며 소집통지에는 합병의 목적 및 요령, 주식매수청구권 내용 및 행사 방법 등을 명시하여야 합니다.
6) 합병계약서, 합병대차대조표의 비치 공시
합병주주총회일 2주 전부터 합병계약서, 소멸회사 주주에게 발행하는 주식(합병신주)의 배정에 관한 내용을 기재한 서류, 합병당사회사의 대차대조표와 손익계산서를 합병일 이후 6개월간 본점에 비치하여 언제든지 주주 및 채권자가 열람 및 등사할 수 있도록 하여야 합니다.
7) 합병반대의사 서면통지 접수마감
합병주주총회일 전일까지 주식매수청구권 행사를 위한 합병승인 반대주주의 반대의사 서면접수를 마감합니다.
8) 합병승인 주주총회
회사가 합병을 위해서는 합병계약서에 대하여 주주총회 특별결의를 득하여야 하며 합병으로 인하여 어는 종류의 주주에게 손해를 미치게 되는 경우에는 그 종류 주주총회의 승인을 추가로 득해야 하고, 주주총회 특별결의 요건은 출석 주주 의결권의 2/3 이상의 승인을 득해야 하며 그 비율이 발행주식 총수의 1/3 이상이어야 합니다.
☞ 합병결의 시 주식매수청구권의 과도한 행사로 인한 막대한 자금유출을 방지하기 위하여 주주총회 결의 시 주식매수청구권 규모가 전체 발행주식 총수의 일정비율을 초과할 경우 합병 결의가 무효화 될 수 있다는 내용의 조건부 합병 결의도 가능합니다. 이 경우 과도한 주식매수청구권의 행사로 합병 취소가 불가피할 때 새롭게 합병 취소에 대한 주주총회 결의를 득하지 않아도 되므로 실무적으로 유용하게 활용할 수 있는 방안입니다.
9) 반대주주 주식매수 청구
주주총회 결의일로부터 20일 동안 반대주주의 주식매수청구권 행사가 가능합니다.
10) 채권자 이의 제출 공고 및 최고
합병은 2개 이상의 회사가 자산 및 부채를 합체하는 것으로서, 부채의 규모 및 담보가 되는 자산의 규모가 변동하여 채권자의 이해관계에 중요한 영향을 미치게 됩니다. 상법은 합병으로 인한 채권자를 보호하기 위하여 주주총회에서 합병을 결의한 경우 그 결의가 있는 날로부터 2주 내에 회사채권자(금융, 상거래 등 모든 채권자 포함)에 대하여 합병에 이의가 있으면 1개월 이상의 일정한 기간 내에 이의를 제출할 것을 공고하고, 알고 있는 채권자에 대해서는 각 채권자 별로 최고하도록 규정하고 있습니다.
11) 주식의 병합 및 구주권 제출 공고(피합병법인만 적용)
합병시 합병법인과 피합병법인의 1주당 합병가액이 서로 상이하여 합병비율이 1:1이 아닌 경우 단주처리 문제가 발생하는 등 절차가 복잡해지므로 피합병회사는 주식병합 또는 분할을 통하여 합병비율을 1:1로 조정하는 경우가 있습니다. 위와 같이 주식을 병합 또는 분할하는 경우 피합병회사는 1개월 이상의 기간을 정하여 그 기간 내에 피합병회사 주권을 피합병회사에 제출할 것을 공고하고 주주명부에 기재된 주주와 질권에 대해서는 개별적으로 통지하여야 합니다.
☞ 합병비율이 1:1이 아니어서 합병에 적당하지 않은 단주가 발생되면 상법에서 규정하고 있는 단주처리방법에 의하여 처리하여야 하며, 주식의 병합은 단주를 발생시키게 되어 대주주의 소액주주 축출수단으로 악용될 소지가 있으므로 상법은 감자, 합병, 분할 또는 분할합병의 경우 이외에는 주식병합을 허용하지 않고 있습니다.
12) 주식매수청구권 행사만료
주주총회 결의일로부터 20일이 경과하면 반대주주의 주식매수청구권 행사기간이 만료됩니다.
13) 채권자 이의제출 만료
채권자가 이의 신청기간 내에 이의를 제출하지 아니한 때에는 합병을 승인한 것으로 간주하고 이의를 제출한 채권자가 있는 때에는 회사는 그 채권자에 대하여 변제, 담보제공, 재산신탁 등의 별도의 보호절차를 취해야합니다.
실무적으로는 합병의 법적 절차를 취하기 전에 미리 주거래 은행 등 주요 채권자에 대하여는 사전에 합병을 할 것이란 사실을 상의하고 사전승인을 받아 두는 것이 좋습니다. 소규모 회사의 경우 금융권에서 합병을 반대하여 채권을 회수하겠다는 경우가 있어 합병이 무산되는 경우가 종종 있기 때문입니다.
14) 구주권 제출기간 만료(피합병법인만 적용)
주식의 병합 또는 분할은 주권제출기간이 만료한 때에 그 효력이 발생하나 채권자 보호절차가 종료되지 아니한 경우 그 종료 시에 효력이 발생합니다.
15) 합병기일
합병기일이라 함은 피합병회사의 자산, 부채와 모든 권리의무를 합병회사인 존속회사에 인계할 날을 말하며 상법 제523조에서는 “합병을 할 날”이라고 규정하고 있습니다.
☞ “합병기일”이라는 개념을 합병비율을 산정하는 “기준일”의 개념과 혼동하는 경우가 많은데 이는 완전히 다른 개념이며 합병비율을 산정하는 기준일은 “갑”, “을” 양 회사의 주식합병비율을 산정할 기준이 되는 날을 말합니다.
합병기일이 되면 사실상 합병에 관한 모든 실무절차가 끝났으므로 합병기일에 맞추어 곧바로 합병등기를 하는 것이 좋습니다. 왜냐하면 합병등기가 되어야 사실상 피합병회사가 소멸하는 것이므로 합병기일보다 합병등기일이 많이 늦으면 그때까지는 피합병회사의 거래분에 대하여 피합병회사의 세금계산서를 계속 사용하여야 하는 문제가 발생하므로 실무상 매우 번거롭습니다.
16) 합병보고총회 개최 및 합병보고총회 갈음 이사회결의
합병기일 이후 합병회사는 주주총회를 소집하여 합병에 관한 사항을 보고하여야 합니다. 통상 기간 단축을 위하여 합병기일 이전에 합병보고 주주총회의 소집절차를 미리 밟는 것이 관행이며 합병보고총회에서 합병회사 대표이사는 합병에 관한 사항을 보고하여야 하나 보고사항에 대하여 주주들의 승인을 득할 필요는 없습니다. 합병으로 합병신주를 배정받게 되는 피합병회사의 주주도 합병보고총회에서 합병회사의 주주와 동일한 권리를 부여받기 때문에 합병회사는 합병보고총회 소집 시 합병신주를 배정받는 피합병회사의 주주에 대해서도 소집통지를 하여야 합니다.
☞ 상법은 합병기간의 단축과 절차의 원활화를 위하여 합병보고총회를 합병보고총회 갈음 이사회 결의에 의한 공고로써 대체할 수 있도록 규정하고 있다. 따라서 실무에서는 특별한 목적 사항 없이 합병경과보고만이 목적인 경우 이사회 결의에 의한 공고로써 합병보고총회를 대체하는 것이 일반적입니다. 이 경우 합병회사는 통상 이사회 결의일 당일 또는 익일에 합병 경과를 공고게재신문에 공고합니다.
17) 합병등기(소멸등기, 변경등기)
합병계약서에 기재된 합병기일에 합병당사회사는 실질적으로 합체되지만 합병 등기가 이루어져야만 합병에 대한 모든 법률적 효력이 발생합니다. 따라서 합병보고총회 개최 또는 합병보고총회를 갈음하는 이사회 결의 공고를 통하여 합병절차가 모두 완료되면 합병보고총회일 또는 합병보고총회 갈음 이사회결의 공고일로부터 본점소재지에서는 2주간 내, 지점소재지에서는 3주간 내에 합병회사는 변경등기를, 피합병회사는 소멸등기를 각각 완료해야 합니다.
18) 합병계약의 변경과 임시주주총회
합병계약을 체결한 후 합병계약서의 내용 중 상법 제523조에서 요구하고 있는 필수적 기재사항 즉, 합병을 할 날, 합병비율 등에 대하여 중대한 변동이 생겨 합병계약을 변경한 경우에는 변경된 합병계약을 승인하기 위하여 임시주주총회를 다시 개최하여야 할 것인가에 대하여는 논란이 있습니다만 상법 제523조의 필수적 기재사항이 변경되었으므로 당연히 임시주주총회의 승인을 다시 받아야 한다는 것이 대체적인 의견입니다.
2. 벤처기업의 합병절차
벤처기업의 구조조정을 지원하기 위하여, 2004년 벤처기업육성에 관한 특별조치법의 개정에 따라 합병 당사회사 중 벤처기업이 있을 경우에는 해당 벤처기업은 상법의 특례규정인 벤처기업 육성에 관한 특별조치법의 적용을 받아 그 절차를 아래와 같이 간소화하였습니다.
